Холдинг замкнул документооборот на управляющую компанию

Внедрение DocsVision в «ГРУППЕ АГРОКОМ» проходило в несколько этапов. В 2011 году система была развернута в ОАО «Донской табак», а в нынешнем году — в «ТАВРЕ» и на головном предприятии «ГРУППЫ АГРОКОМ». В качестве интегратора выступила ростовская компания «Интеллектика». По итогам проекта в холдинге было создано единое информационное пространство — все три системы объединены между собой, что позволяет компаниям, входящим в группу, оперативно обмениваться документами или информацией и совместно работать над ними. В «ТАВРЕ» число пользователей СЭД составляет 250 человек, в «Донском табаке» — 300, в управляющей компании холдинга — около 200.


Согласно сообщению, распространенному вендором использованного в проекте программного обеспечения — питерской компанией «Доксвижн», при внедрении СЭД в «Донском табаке» максимально учитывалась специфика табачного производства. В «ТАВРЕ» уже тиражировался опыт первого внедрения, хотя системе потребовалась подстройка под особенности управления мясоперерабатывающими предприятиями. Что же касается головного предприятия, то здесь кроме внедрения системы управления документами потребовалось предусмотреть возможность обмена поручениями и отчетами между руководством холдинга и директорами бизнес-комплексов (табачной фабрики и предприятий «ТАВРА»). Это стало основным отличием системы делопроизводства, внедренной в управляющей компании холдинга, от СЭД, которые используют предприятия, сообщила руководитель проектной группы по внедрению DocsVision в «ГРУППЕ АГРОКОМ» Ольга Ковалева.

— В УК акцент был сделан на поручениях генерального директора и совета директоров, — пояснила она. — Объединение всех ранее внедренных решений позволило УК оперативно отслеживать процесс выполнения предприятиями заданий руководства холдинга. Это, несомненно, повышает степень управляемости бизнеса, что и являлось целью внедрения СЭД.

По словам г-жи Ковалевой, в «Донском табаке» DocsVision была внедрена в связи с тем, что бумажная система документооборота морально устарела, отличалась низким быстродействием и сложно поддавалась настройке под новые задачи бизнеса. Впоследствии тиражирование СЭД велось на базе успешного опыта первого внедрения.

Директор «Интеллектики» Юрий Оганянц отметил, что основные сложности проекта были связаны с отсутствием в составе DocsVision готовых механизмов для сквозного контроля исполнительской дисциплины и передачи заданий от высшего руководства группы управляющим отдельных бизнес-единиц. Специализированного или близкого по тематике коробочного решения «Доксвижн» не предлагает. Из отраслевых продуктов у вендора есть только СЭД, предназначенная для использования в муниципальных органах власти.

По оценке директора по консалтингу интегратора Softline Валентина Кудрявцева, внедрение СЭД повышает на 20–60% эффективность совместной работы над документами, которая выражается временными затратами на прохождение всех необходимых согласований. В СКЖД благодаря СЭД средний срок согласования документа, проходящего через центральный офис «РЖД», сократился с 3–4 дней до одного часа, рассказывал ранее N представитель перевозчика.

Бюджет проекта внедрения СЭД в «ГРУППЕ АГРОКОМ» заказчик и интегратор не разглашают. Эксперты затрудняются оценить его, исходя из того что система разворачивалась в несколько этапов и потребовала масштабной подстройки под специфику бизнеса клиента. Представитель Южной Софтверной Компании говорил N, что обычно затраты на внедрение СЭД лежат в пределах 500 тыс. рублей. Согласно данным сайта московской компании iDoc, специализирующейся на электронном документообороте, при количестве пользователей DocsVision от 101 до 200 стоимость каждой лицензии составляет 6200 рублей (при большем числе пользователей цена определяется по запросу). Таким образом, затраты «ГРУППЫ АГРОКОМ» только на программное обеспечение могли превысить 4 млн рублей.